Ideas para organizar papeles en oficina

Como te contábamos en nuestro post sobre cómo organizar el escritorio, es importante mantener un orden en nuestro espacio de trabajo. Tanto si trabajas en casa como si es fuera, pasamos muchas horas en nuestra oficina, por eso debe ser ese espacio que complemente nuestro trabajo y donde tengamos todo lo necesario a mano.

Encontrar una buena forma de organizar los papeles es fundamental para sobrevivir a la acumulación de cosas a medida que avanza el tiempo. ¿Quieres saber cómo organizar los papeles en tu oficina? En el post de hoy te lo contamos.

Trucos para organizar papeles en la oficina

Existen dos causas principales para que se produzca el desorden en una oficina: es necesario demasiado esfuerzo para guardar las cosas o no está claro cuál es el lugar que les corresponde. Existen muchos trucos o consejos que puedes seguir para organizar los papeles en la oficina y una sola cosa que debes evitar: usar el escritorio para almacenar y tener a mano los papeles y documentos. Esto, además de contribuir al desorden hace que puedas perder algún documento importante.

Usa archivadores y organizadores

La clave para mantener tu oficina libre de papeles es ser constante y ordenar cada día tu lugar de trabajo.

Puedes poner una caja o archivador encima de la mesa de tu oficina donde dejar a la vista y a mano los documentos que necesitas diariamente. Por otro lado, reserva los documentos más recientes -menos de 12 meses- en un archivador. Hasta que se acabe el año, tenlos a mano. Por último, en una carpeta o archivador más grande, guarda aquellos documentos importantes de los que no debes deshacerte.

Estas son algunas ventajas de usar archivadores u organizadores:

• Te ayuda a clasificar papeles por temáticas
• Facilitan la consulta sin sacarlos del archivador
• Protege los documentos
• Ahorras espacio de almacenamiento
• Optimizas tu tiempo si tienes que hacer trámites

Un sitio para cada cosa

Si en tu oficina cuentas con un armario o rincón donde colocar una librería o estantería, estás de suerte. Para evitar que los papeles se acumulen por toda la oficina, lo mejor es reunirlos en un mueble. Puedes usar carpetas o archivadores para agruparlos por temáticas.

Desde Mr Paper te proponemos que ordenes los papeles de tu oficina en una estantería de la siguiente manera:

• Parte de arriba. La parte de arriba es la menos accesible, por eso debes colocar ahí lo que utilices menos a menudo, como álbumes de fotos o cajas.
• Parte del medio. A la altura de la mano, debes colocar aquello que uses con mayor frecuencia y que necesites encontrar fácil y rápidamente. 
• Parte de abajo. Coloca siempre los objetos más pesados y grandes en la parte baja de la estantería, como organizadores grandes o cajas con documentos.

Cajoneras

El mismo sistema del punto anterior lo puedes aplicar a una cajonera. Las cajoneras tienen la ventaja de poder colocarlas debajo del escritorio, por lo que no ocupan espacio extra en tu oficina.

Etiqueta

Ya seas amante del color en tu oficina o prefieras los colores sólidos, hay opciones para todos los gustos.

Te recomendamos que si te gusta el color, elijas carpetas o archivadores de diferentes colores para saber qué guardas en cada una de ellas. Por el contrario, si prefieres el negro o colores sólidos para que la oficina se vea más ordenada, puedes etiquetar cada archivador poniendo un nombre o distintivo.

Digitaliza

Hay papeles que debes mantener de manera física en tu oficina, pero otros no es necesario. Por eso lo mejor es que digitalices algunos documentos que tienes en tu oficina y que procures recibir o consultar, facturas o recibos, online. 

Crear carpetas digitales en tu ordenador donde guardar los documentos importantes, además de ayudarte a tener menos papeles en tu oficina, también evita gastar papel innecesario.

Como ves, no son trucos mágicos ni consejos imposibles que te llevará días seguir. El verdadero truco es evitar acumular documentos y papeles innecesarios en tu escritorio. En nuestra web puedes encontrar todo lo necesario para organizar papeles en tu oficina. ¿A qué esperas para visitarnos?