Cómo archivar facturas y recibos

Archivar las facturas es una tarea que puede ser tediosa pero necesaria. Las pymes y los profesionales suelen tener las facturas archivadas desde el primer momento, sean facturas recibidas o emitidas, porque es algo necesario para hacer balance y las declaraciones trimestrales y anuales. 

Pero a nivel doméstico, también es muy recomendable saber cómo archivar facturas y recibos. Sobre todo porque de esta manera podemos llevar al día la contabilidad de la casa, teniendo en cuenta los gastos y los ingresos mensuales. 

Archivar los recibos o las facturas de gastos puede ser muy útil para ahorrar. Si no lo has hecho hasta ahora, puede resultar un poco pesado al principio, pero una vez que tengas todas las facturas de casa archivadas, solo tendrás que ir guardando y archivando las que vayan surgiendo.

Si quieres saber cómo archivar facturas y recibos, hoy te traemos varios consejos para que esto sea mucho menos tedioso de lo que piensas. Si necesitas organizar las facturas profesionales, puedes utilizar el mismo método, añadiendo una sección para las facturas emitidas por ti. 

Si además de tener las facturas organizadas físicamente quieres llevar más orden, siempre puedes crear un documento en Excel para ver cuáles son los gastos y los ingresos mensuales.

Lo primero de todo es decidir si vas a hacer un archivo digital o físico. Como estamos hablando de facturas domésticas, te recomendamos que optes por la opción en papel siempre que puedas. Sobre todo porque las facturas de la luz y el agua te llegarán por correo ordinario y es mucho más cómodo guardar las originales. 

El primer paso es buscar por casa todas facturas y los recibos que tengas. Puede que algunos los tengas guardados en algún cajón o sobre la mesa. Intenta conseguir todos los que tengas por ahí.

Este es el momento de imprimir los recibos de pagos que se efectúan todos los meses y que no emiten facturas en papel. Este sería el caso de plataformas de streaming, línea de teléfono o internet. Lo que estamos buscando es tener todos los gastos en papel.

Acuérdate también de buscar las facturas de gastos puntuales. Estas serían las que se han emitido solo una vez, como por ejemplo si compras una televisión nueva o una reparación de fontanería.

¿Cómo archivar correctamente las facturas o los recibos? No hay trucos, solo tenemos que ordenarlas por orden cronológico. Esto nos facilitará su revisión y podremos ver si hemos gastado más o menos con el paso del tiempo.

También puede ayudarnos a ver el gasto que se hace de la luz, por ejemplo, durante un periodo de tiempo concreto del año, y ver cuánto ha subido. 

Una vez que tienes ya todas las facturas y los recibos organizados y ordenados, es el momento de guardarlos en un archivador o una carpeta. 

Lo ideal para esto son los archivadores que traen plásticos transparentes donde podemos introducir los papeles para que, si tenemos que buscar una factura, podamos verla rápidamente.

En cuestión de organizadores para las facturas, este Desk Free Organizer con 10 carpetas dobles North Glace es perfecta para ello. En nuestra tienda online está disponible en diferentes colores y puedes guardar las facturas por categorías o por años, en función de tus preferencias. 

Si lo que estás buscando es una carpeta de menor tamaño, esta carpeta de 4 anillas North Glace es perfecta. Además, puedes ir comprando carpetas nuevas cada año, para tener las facturas ordenadas y poder acceder a ellas cómodamente.

Si te preguntas cómo archivar facturas o recibos por categorías, la respuesta es muy sencilla. Solo debes hacer separadores o añadir títulos a las secciones en las que se divide el archivador. En este caso podemos ordenarlas en función de los tipos de gastos: facturas mensuales, gastos puntuales, entretenimiento etc.

Una vez que hayas guardado y organizado todas las facturas y los recibos que tenías por casa, es el momento de mantener este orden al día. A partir de ahora te será mucho más sencillo organizarlo todo, al tener una carpeta o un archivador con categorías y fechas.

Esperamos que este post sobre cómo archivar facturas y recibos te haya ayudado para tener más claro cómo agrupar tus facturas domésticas. 

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