Cómo archivar documentos: 8 consejos para organizarlos

¡Ha llegado el día de ponerse a archivar documentos y poner en orden todos los papales que tienes por casa!

Seguro que tienes infinidad de documentos en tu casa o en tu oficina: impuestos, contratos de suministros, productos financieros, títulos académicos, etc. Son documentos de gran importancia pero de un uso poco frecuente, por lo que mantenerlos a buen recaudo será importante para no perderlos y mantenerlos ordenados será esencial para conseguir encontrarlos rápidamente cada vez que los necesites.

En el post de hoy vamos a darte una serie de consejos para que archives tus documentos físicos y los tengas organizados para encontrarlos a la primera. ¡Vamos allá!

Importancia de archivar documentos

Antes de comenzar, reflexiona acerca de estas dos preguntas, ¿Tus documentos están bien organizados y puedes encontrarlos y consultarlos fácilmente? ¿Crees que tus documentos importantes están archivados de forma segura? Si la respuesta a estas dos preguntas es no, sigue leyendo porque te contamos la importancia de archivar documentos.

El verbo archivar lo utilizamos para referirnos a la acción de guardar documentos que ya no usamos de forma activa pero que, por su importancia, no podemos perder o extraviar. La importancia de archivar documentos radica en que la búsqueda de documentos archivados representa una de las mayores pérdidas de tiempo.

8 consejos para organizar documentos

Ahora bien, presta atención porque estos 8 consejos serán la clave para organizar esa pila de documentos que rebosa en tu escritorio.

Revisa todos los documentos y tira los que no necesites

El primer paso para archivar documentos es tirar o deshacerte de aquellos que ya no sirven, que han vencido o que no tienen validez. De esta forma, cuando comiences a ordenar documentos, sólo tendrás que archivar los que son válidos y te ahorrarás trabajo.

Compra un archivador, carpeta o clasificador

Dependiendo de la cantidad de documentos que tengas, vas a necesitar un tipo u otro de clasificador o archivador. Por un lado tenemos los organizadores, que sirven para guardar varios tipos de documentos diferenciados en carpetas en su interior.

Dentro de los organizadores, puedes encontrar bastidores con subcarpetas, revisteros con divisiones para introducir más carpetas en su interior o cajas de proyectos, que tienen la misma función que las anteriores, solo que no tienen carpetas en su interior, pero puedes utilizar dossieres del mismo tamaño, carpetas de sobre o fundas para archivador para diferenciar documentos en su interior.

Por otro lado, existen los archivadores con cajones y llave. Se caracterizan por tener diseños algo más especiales, puesto que su función es colocarse en un lugar accesible, normalmente cerca del escritorio. Estos son ideales para tener ordenados los documentos que necesites tener más a mano.

Por último, tenemos las carpetas clasificadoras. Las hay de muchos tipos: con gomas o sin ellas, de botón, con velcro o con cremallera. Pero, sin duda, los más útiles para organizar una cantidad elevada de documentos, son los maletines con divisiones.

Crea un sistema para archivar documentos

Para conseguir mantener tus documentos organizados debes tener un sistema o codificación que los mantenga ordenados. Los procesos estandarizados son muy útiles en muchos campos, además de que evitan la pérdida de tiempo. Puedes elaborar un sistema e ir realizando ajustes a medida que pasa el tiempo, seguro que puedes optimizar algunas pautas de organización de documentos.

Las subcarpetas serán la clave

Algunos clasificadores y archivadores no cuentan con divisiones en su interior, pero esto no supone ningún inconveniente, ya que puedes introducir subcarpetas dentro de ellos. Las subcarpetas son muy útiles para diferenciar secciones, pero además, si necesitas transportar algunos documentos, tan sólo tendrás que sacar la subcarpeta del clasificador y llevarla contigo.

Diferentes archivadores dependiendo de la importancia

Teniendo a tu disposición tantos tipos de carpetas, lo ideal es que combines aquellas que te sean de mayor utilidad. Por ejemplo, puedes utilizar un clasificador para aquellos documentos que no necesitas consultar de forma frecuente. Dentro, puedes introducir documentos en las divisiones de acuerdo a su importancia o a aquellos procesos que están en desarrollo y los que ya han finalizado. También puedes utilizar organizadores de escritorio para aquellos documentos que necesitas consultar semanal o quincenalmente.

Colocar etiquetas en los archivadores

Si conseguir mantener ordenados los documentos dentro de clasificadores y archivadores es muy importante, etiquetar las carpetas es aún más importante. Lo ideal es que pongas etiquetas en el exterior de los clasificadores y archivadores con la información relativa a los documentos que contienen en su interior. Para este objetivo también es útil tener varios archivadores y clasificadores de diferentes colores, pero las etiquetas te sirven para, de un solo vistazo, saber lo que contienen.

Coloca los archivadores en una estantería

Si tienes una estantería donde poder colocar los clasificadores y archivadores, estás de suerte. Es la forma ideal para mantener los documentos ordenados y te ayuda a la hora de encontrarlos. Puedes utilizar las baldas de arriba para aquellas carpetas que no utilizas de forma frecuente, y tener a la altura de la vista, los que necesites consultar con mayor frecuencia.

Utiliza un orden cronológico

En relación con el consejo anterior, si cuentas con una estantería, puedes mantener los documentos más antiguos en la parte de atrás o superior, mientras que los documentos más recientes, los puedes colocar en la parte delantera o a la altura de la vista. Ordenar los documentos por orden cronológico es muy útil si se trata de facturas, ya que a partir de determinado momento, podemos prescindir de algunas de ellas, dejando espacio para otras nuevas.

Y como consejo extra, es que nunca dejes para mañana lo que puedas archivar hoy. La clave para tener siempre tus documentos archivados es hacerlo cada día o cada semana, ya que si algún día no ordenas tus documentos, corres el riesgo de acumular una gran cantidad de papeles que luego te supondrá un mayor esfuerzo. Así que, no dejes de ordenar diaria o semanalmente tus documentos. Además, desde Mr Paper te recomendamos que compres archivadores y clasificadores de calidad, son más duraderos y no tendrás que reemplazarlos tan a menudo.

Pásate por nuestra web y echa un vistazo a nuestra sección de archivo y clasificación. ¡Encontrarás lo que buscas!